16. Bestellungen

Allgemeines

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen folgenden Bestellmöglichkeiten:

• Bestellung manuell
• Bestellung über Musterbestellungen bzw. bereits getätigten Bestellungen
• Bestellung über den Wochenmenüplan (Bestellung mit Schätzwerten)
• Bestellung über die Produktion (Bestellung mit berechneten Werten)
• Bestellung über Stockdefinitionen (Stockbefüllung und Stockauffüllung)

Sie finden Bestellungen im Modul "Planung", unter dem Menüpunkt "Bestellungen".

Erstellen von Bestellungen

Für alle verschiedenen Bestellmöglichkeiten sind die ersten Schritte gleich. Diese Schritte sind wie folgt durchzuführen:

Hinterlegen einer Bezeichnung

Hier kann die Bezeichnung der Bestellung angegeben werden. Wenn keine Bezeichnung hinterlegt wurde, wird beim Speichern der Bestellung automatisch eine generierte Nummer als Bezeichnung hinterlegt. Im späteren Verlauf kann dann mit dieser Bezeichnung nach der Bestellung gesucht werden. Empfohlen wird hier sich von Anfang an an eine bestimmte Bezeichnungslogik zu halten. (z.B. Lieferdatum, Lieferant oder beides)

Hinterlegen von Bestelldatum und Wunschlieferdatum

Bestelldatum: Hier wird automatisch der heutige Tag hinterlegt. Dies kann jedoch manuell abgeändert werden.

Lieferdatum: Beim Lieferdatum wird automatisch der Folgetag des Bestelldatums hinterlegt. Hier können Sie einfach das gewünschte Lieferdatum auswählen.

Optional: Lieferwunsch

Wenn Bestellungen per Mail oder Fax verschickt werden, können in diesem Freitextfeld noch zusätzliche Informationen an den Lieferanten übermittelt werden.

Warning

Dies ist nicht bei allen Bestellformaten möglich.

Auswahl der Kostenstelle

Im Normalfall ist hier immer die richtige Kostenstelle ausgewählt. Dies wird über die Berechtigungen des Zuganges, welchen Sie für necta haben, geregelt. In einigen Fällen bestellt ein Bearbeiter allerdings für mehrere Kostenstellen und Subkostenstellen. Je Kostenstelle kann auch eine eigene Kundennummer je Lieferant hinterlegt werden. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Lieferanten - Kostenstellen.

Weitere Schritte

Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie sich entscheiden auf welche Art und Weise Sie die Bestellung durchführen möchten.

Bestellung manuell

Bestellungen manuell bedeutet, dass jeder Artikel für die Bestellung einzeln hinzugefügt wird. Auch die Bestellmengen müssen manuell berechnet und befüllt werden.

Bevor Sie mit dem Tutorial für die "Bestellung manuell" fortfahren, müssen Sie zuerst eine Bestellung erstellen.

Arbeiten mit Artikelsuche

Die "Artikelsuche" wird u.a. dafür verwendet, die Einkaufsartikel bei den diversen Lieferanten zu suchen und der Musterbestellung hinzuzufügen.

Öffnen der Artikelsuche

Den Button "Artikelsuche" findet man am unteren Bildschirmrand. Per einfachem Mausklick öffnet sich das Fenster "Artikelsuche"

Danach öffnet sich folgendes Fenster:

Hinzufügen von Artikeln und Einkaufsmenge

Um die Artikel der Bestellung manuell hinzuzfügen müssen folgende Schritte beachtet werden.

Sucheinstellungen

Wenn man nach einem Lieferantenartikel suchen möchte, welchen man der Bestellunghinzufügen möchte, werden hier die Sucheinstellungen hinterlegt. In diesem Fall wurde beim Lieferanten "Interner Lieferant" nach der Artikelnummer "Bolognese" gesucht.

Produktsuche

Mit Klick auf den Button "Suche" wird nach dem Artikel beim Lieferanten gesucht. Das Suchergebnis wird im hellorangen Ergebnisfenster rechts davon angezeigt.

Hinzufügen des Artikels zur Bestellung

Mit Doppelklick auf den Artikel wird dieser der Bestellung hinzugefügt.

Hinzugefügte Artikel zur Bestellung

In dieser Liste erkennen Sie nun alle Artikel, welche der Bestellung hinzugefügt wurden.

Warning

Bei diesem Artikel besteht bereits eine Zuordnung zu einem Grundprodukt. Erkennbar daran, dass in der Spalte "Produkt" das Produkt "IL Bolognese 1kg B..." angezeigt wird. Sollte das Feld in dieser Spalte leer sein, muss eine Zuordnung zu einem Produkt erfolgen. Wie diese Zuordnung erfolgt, sehen Sie unter Zuordnen von Lieferantenartikel.

Weitere Artikel hinzufügen

Wenn Sie weitere Artikel in die Bestellung hinzufügen möchten, wiederholen Sie einfach Schritt 1 bis 4.

Warning

Wenn Sie weitere Artikel hinzufügen möchten darf der Button "Zuordnen" nicht angehakt sein. Siehe Bild unten:

Hinterlegen der Bestellmenge

Nachdem Sie alle Artikel der Bestellung hinzugefügt haben, muss noch die Bestellmenge hinterlegt werden. Entweder hinterlegen Sie die gleich nachdem SIe jeden einzelnen Artikel hinzugefügt haben, oder am Schluss nachdem alle Artikel hinzugefügt wurden.

Zurück zur Hauptansicht / Bestellung speichern

Mit Klick auf diesen Button kehren Sie zur Hauptansicht der Bestellungestellung zurück in welcher Sie die Bestellung nur mehr speichern müssen.

Versenden der Bestellung

Nachdem die Bestellung gespeichert wurde, muss die Bestellung noch an den oder die Lieferanten versendet werden.

Versand

Mit Klick auf den Button "Versand" öffnet sich folgendes Fenster.

Versandfenster

In diesem Fenster sieht man alle Lieferanten bei welchen man Artikel bestellen möchte.

Lieferanten, MBW und Lieferdatum

MBW - Mindestbestellwert: Hier erfolgt eine Anzeige in roter Schrift, wenn der Mindestbestellwert unterschritten ist. MBW und Stoppkosten können unter Verwaltung - Lieferanten hinterlegt werden.

Lieferdatum: Hier wird das nächstmögliche Lieferdatum automatisch ausgewählt. Diese kann man unter Verwaltung - Lieferanten - Hauptkostenstellen hinterlegen.

Wenn mindestens einer der beiden Werte rot angezeigt wird, wird das Häkchen bei Senden entfernt. Der Besteller muss aktiv zustimmen, dass der MBW nicht erreicht bzw. das Lieferdatum, welches man beim Erstellen der Bestellung ausgewählt hat, abweicht.

Senden

Warning

Es werden nur Bestellungen an Lieferanten versendet, wenn an dieser Stelle der Schalter gesetzt ist!

Versenden der Bestellung an den Lieferanten

Wenn man nun den Button "Senden" drückt, wird die Bestellung an den Lieferanten übermittelt. Es werden nur Bestellungen zu Lieferanten übermittelt, bei denen ein Häkchen gesetzt ist!

Bestellung über Musterbestellung

Bestellungen über Musterbestellungen werden im Normalfall durchgeführt, wenn man dieselben Artikel regelmäßig bestellt. Um diese Artikel, wie bei der manuellen Bestellung nicht einzeln hinzufügen zu müssen, kann man eine Musterbestellung (Bestellformular) erstellen.

Bevor Sie mit dem Tutorial für die "Bestellung über Musterbestellung" fortfahren, müssen Sie zuerst eine Bestellung erstellen.

Musterbestellung übernehmen