7. Halbautomatische Rechnungsgenerierung
Einleitung
Die Funktion der halbautomatischen Rechnungsgenerierung dient als Ergänzung zu den Funktionen der
- komplett manuellen sowie der
- komplett vollautomatischen Rechnungsgenerierung.
und ermöglicht dem Anwender zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Rechnungsgenerierung für alle Kunden oder eine Gruppe von Kunden anzustoßen.
Anwendungsfall:
Ausgangsrechnungen sollen für eine Vielzahl von Kunden in jedem Monat an einem anderen Datum generiert werden.
Hintergrund kann z.B. sein, dass einzelne Positionen wie Porto, Mieten für Essensboxen usw. vor der Generierung der Rechnung manuell in den Aufträgen ergänzt werden sollen. Dies geschieht abhängig davon wie der Monatsletzte fällt mal am ersten des Monats, mal erst am dritten des Monats usw.
Erst wenn alle Aufträge entsprechend ergänzt wurden, möchte der Anwender die Generierung aller Rechnungen oder ggf. auch für einzelne Kundengruppen wie Essen auf Rädern, Schulen, Kitas o.ä. anstoßen können.
Grundsätzliche Voreinstellungen
Auch in dieser Variante der Rechnungsgenerierung sind alle Rechnungsrelevanten Einstellungen am Kunden gemäß dem Handout „Kontrolle – Kundendaten – Kunden (-Kundenkontakte)“ vorzunehmen sowie dem Kunden ggf. eine Rechnungslayout zuzuweisen.
Des Weiteren darf beim Kunden die automatische Rechnungsgenerierung NICHT aktiviert sein.
Anstoßen der halbautomatischen Rechnungsgenerierung
Die Rechnungsgenerierung kann über den Button „Rechnungsgenerierung“ in der Funktion „VERWALTUNG -> KUNDEN“ angestoßen werden.
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Die Rechnungsgenerierung wird dann für alle im Suchergebnis angezeigten Kunden angestoßen, in diesem Falle für 29 Kunden.
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Nach dem Anwählen des Buttons „Rechnungsgenerierung“ erscheint untenstehendes Auswahlfenster.
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Hier kann der Zeitraum ausgewählt werden, für welchen die Rechnungen generiert werden sollen.
Im unten stehenden Beispiel, würde necta überprüfen, ob für die 29 im Suchergebnis angezeigten Kunden bzw. deren Abteilungen und/oder Kontakte Aufträge für den Leistungszeitraum (LZR) vom 01.12.2019 bis 31.12.2019 vorliegen und je nach beim Kunden getroffener Einstellung entsprechende Rechnungen für Kunden, Abteilungen oder Kontakte generieren.
Halbautomatische Rechnungsgenerierung für einzelne Kundengruppen
Um eine Rechnungsgenerierung für einzelne Kundengruppen (wie z.B. Essen auf Rädern, Schulen, Kitas o.ä.) anstoßen zu können, ist es notwendig die jeweiligen Kunden entsprechend zu Klassifizieren. Über die Klassifizierung kann eine entsprechende Einschränkung des Suchergebnisses erfolgen, welches wie oben erwähnt die Basis für die Erstellung der Rechnungen ist.
Einrichten von Klassifizierungen
Klassifizierungen können vom Anwender frei gewählt und im necta vergeben werden.
Dies kann über die Funktion „VERWALTUNG -> DEFINTIONEN -> KLASSIFIZIERUNGEN“ vorgenommen werden.
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Sollte dieser Menüpunkt nicht ersichtlich sein, ist dieser über den Zugang des Sysadmin für die Berechtigungsgruppe Ihres Bearbeiters freizuschalten.
In dieser Funktion können im Änderungsmodus über das grüne Pluszeichen am unteren Rand Zeilen eingefügt und befüllt werden. Nach dem Speichern und einem Log Out und erneuten Log In stehen diese Klassifizierungen zur weiteren Auswahl z.B. am Kunden zur Verfügung.
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Zuweisung der Klassifizierungen
Die zuvor eingerichteten Klassifizierungen können im Anschluss den jeweiligen Kunden zugewiesen werden.
Dazu den/die Kunden im Bereich „VERWALTUNG -> KUNDENDATEN -> KUNDEN“ über die Suchfunktion aufrufen und in den Änderungsmodus gehen. Nun kann im Suchfeld die entsprechende oder auch mehrere Klassifizierungen gesucht und mit Doppelklick dem Kunden zugewiesen werden.
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Nach dem Speichern, können unmittelbar alle Kunden einer Klassifizierung gesucht und die Rechnungsgenerierung wie oben beschrieben angestoßen werden.
Dazu ist die Klassifizierung wie im unteren Screenshot dargestellt über das Pluszeichen am unteren Rand der Suchfunktion in die Suche mit einzubeziehen. Über das bei der Zeile verfügbare Drop Down Feld, kann die gewünschte Klassifizierung eingeschränkt werden. Somit werden nur Kunden gefunden, welchen die jeweilige Klassifizierung im Vorfeld zugewiesen wurde.
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Die Suche kann in diesem Bereich auch auf mehrere Klassifizierungen eingeschränkt werden, wobei dann nur noch jene Kunden gefunden werden, welche auch über alle diese Klassifizierungen verfügen.
Rechnungen allgemein
Die von der Datenbank unmittelbar nach dem Generieren generierten Rechnungen werden im Anschluss wie gewohnt in der Funktion „KONTROLLE -> AUSGANGSRECHNUNGEN“ abgelegt.
Die Rechnungen erhalten grundsätzlich das Datum zum Zeitpunkt der Rechnungsgenerierung.
Warning
Falls für die automatische Rechnungsgenerierung die Option „Datum des Vortages“ (Einstellung in „VERWALTUNG -> GRUNDEINSTELLUNGEN -> GRUNDEINSTELLUNGEN HAUPTKOSTENSTELLE“), gesetzt ist, wirkt diese auch bei der halbautomatischen Rechnungsgenerierung.\ Hinweis: diese Option wird üblicherweise dann gesetzt, wenn die Rechnungsgenerierung unmittelbar nach Mitternacht angefordert wird.
Des Weiteren gibt es ein Protokoll der automatischen Rechnungsgenerierung, in welchem auf evtl. aufgetretene Fehler bei der Generierung an jenen Bearbeiter, welche die Generierung angestoßen hat.
Für das Layout der Rechnungen wird wahlweise das hinterlegte Standardformular oder das dem Kunden zugewiesen spezifische Formular verwendet.